Umiejętne niszczenie dokumentów
© freeimages.com
Jak ważne jest przechowywanie dokumentów nie trzeba nikomu tłumaczyć. Równie istotne jest umiejętne ich niszczenie. Warto wiedzieć, jak to robić, i czy ktoś może nas w tym wyręczyć. W niszczeniu dokumentów najważniejsze jest bezpieczeństwo. Usuwa się przede wszystkim te materiały, które nie powinny dostać się w nieuprawnione użytkowanie np. zawierające dane osobowe. Obowiązkiem firmy posiadającej wrażliwe dane jest ich zabezpieczenie przed niewłaściwym wykorzystaniem. Mogłoby to skutkować ich przetwarzaniem niezgodnie z przepisami prawa.
Za zaniedbanie obowiązku niszczenia dokumentów lub niedbałe wykonanie tej czynności grożą wysokie kary pieniężne. Dlatego tak istotne jest, aby zniszczony dokument był nie do odzyskania. W drukach przedsiębiorstwa mogą znajdować się również informacje, które powinny pozostać jego tajemnicą. Mogą to być wyciągi z kont bankowych, raporty czy umowy. Wyrzucenie ich po prostu na śmietnik wiąże się z poważnym ryzykiem.
W takim razie jak niszczyć dokumenty? Warto wybrać taką niszczarkę, która zapewni największe bezpieczeństwo i da pewność, że dokument jest nie do odzyskania. Niszczarki zapewniają pięć poziomów bezpieczeństwa. Na poziomie pierwszym, najniższym można pozbyć się dokumentów ogólnodostępnych. Zostają one pocięte na paski grubości 2 mm. Na piątym, najwyższym niszczy się dokumenty ściśle tajne. Szerokość pociętych pasków wynosi wtedy mniej niż 0,8 mm. Priorytetem jest też określenie w firmie jasnych zasad dotyczących niszczenia dokumentów. Powinien je poznać każdy pracownik, który może wykonywać taką czynność.
Istotnym pytaniem, na które również trzeba sobie odpowiedzieć jest – czy niszczyć dokumenty w siedzibie przedsiębiorstwa, czy poza nim, i czy robić to samodzielnie, czy z pomocą specjalistycznej firmy? W przypadku zlecenia takiej usługi profesjonalistom, można mieć pewność, że zostanie ona wykonana rzetelnie i z zachowaniem wszelkich zasad bezpieczeństwa i wymogów prawa.
Zaloguj się Logowanie