Organizacja sprawnego i nowoczesnego obiegu dokumentów w firmie
Organizacja sprawnego i nowoczesnego obiegu dokumentów w firmie
Właściwie zorganizowany obieg dokumentów w firmie usprawnia operacyjne funkcjonowanie przedsiębiorstwa, pozwala zaoszczędzić spore ilości czasu, przynosi znaczące oszczędności finansowe oraz ułatwia osiąganie celów biznesowych w perspektywie długoterminowej. W jego modernizacji i prawidłowej organizacji przedsiębiorców wspierają nowoczesne rozwiązania informatyczne dla biznesu, które pozwalają na przechowywanie, przetwarzanie i archiwizowanie dokumentacji w postaci cyfrowej oraz automatyzowane większości czynności związanych z przepływem dokumentów i zadań w organizacji.
Nowoczesny obieg dokumentów w firmie bez stosu zbędnych wydruków i chaosu
Jeszcze kilkanaście lat temu firmy i organizacje korzystały z tradycyjnego modelu obiegu dokumentów, który wymagał stworzenia i utrzymania fizycznego archiwum oraz przechowywania całej dokumentacji w postaci papierowej. Takie rozwiązanie wiązało się z licznymi wadami, które utrudniały nie tylko sam obieg dokumentów w firmie, lecz w praktyce negatywnie odbijały się na całokształcie funkcjonowania przedsiębiorstwa.
Przechowywanie dokumentów w formie papierowej stwarzało bowiem bardzo duże ryzyko zniszczenia, zgubienia oraz przeoczenia pism, dawało praktycznie nieograniczony dostęp do danych w nich zawartych oraz czyniło bardziej praco- i czasochłonnym poruszanie się po zasobach archiwalnych. Wymagało także sporych wydatków na utrzymanie etatów pracowników odpowiedzialnych za utrzymywanie porządku w archiwum, zakup materiałów papierniczych oraz utrzymanie rozbudowanej infrastruktury do drukowania.
Dziś na szczęście, w coraz większej ilości firm, problemy te odchodzą w niepamięć – tradycyjny model obiegu dokumentów może bowiem zostać z powodzeniem zastąpiony znacznie skuteczniejszym i wydajniejszym rozwiązaniem, jakim jest elektroniczny obieg dokumentów w firmie. Pozwala on na wyeliminowanie kluczowych problemów związanych z zarządzaniem papierową dokumentacją oraz usprawnienie działalności operacyjnej poszczególnych działów i funkcjonowania całego przedsiębiorstwa.
W elektronicznym obiegu dokumentów wszystkie firmowe pisma przechowywane są w postaci cyfrowej, co pozwala raz na zawsze usunąć z biurek pracowników nagromadzone bez większej kontroli stosy papierów, lepiej chronić poufne dane oraz zaprowadzić w firmowym archiwum lepszą organizację i porządek. Zapewnia także znaczną oszczędność czasu, gdyż pracownicy nie muszą już tracić czasu i energii na przeszukiwanie fizycznego archiwum, przeznaczając te zasoby na realizację istotniejszych z punktu widzenia przedsiębiorstwa zadań.
Zdigitalizowany i zautomatyzowany tzw. workflow dokumentów zapewnia również znacznie wyższy poziom bezpieczeństwa poufnych i wrażliwych informacji, jak również – dzięki z kolei zapewnieniu szybkiego i łatwego dostępu do ważnej dla danej sprawy dokumentacji osobom uprawnionym, podnosi jakość, szybkość i trafność podejmowanych przez nich decyzji biznesowych.
Jak w praktyce realizowany jest elektroniczny obieg dokumentów w firmie?
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie jest realizowany za pomocą specjalistycznego oprogramowania dedykowanego przedsiębiorstwom i organizacjom, którego zadaniem jest wspieranie użytkowników w sprawnym, bezpiecznym i wydajnym zarządzaniu dokumentacją cyfrową i realizacją wszystkich związanych z nią zadań i procesów. Profesjonalne systemy zarządzania dokumentami (z ang. Document Management System, w skrócie DMS) pozwalają również na stworzenie cyfrowego archiwum, w którym wszystkie firmowe dokumenty będą przechowywane w postaci elektronicznej. Dostęp do nich można uzyskać za pośrednictwem internetu z dowolnego urządzenia i miejsca, co gwarantuje oszczędność czasu oraz przenosi wydajność funkcjonowania przedsiębiorstwa na nowocześniejszy poziom.
Ograniczenie zużycia papieru do niezbędnego minimum, zgodnie z koncepcją biura bez papieru (tzw. paperless office), daje firmie możliwość wprowadzenia w życie oraz promowania niezwykle pożądanego w ostatnich latach proekologicznego wizerunku. Ograniczenie wydatków na zakup artykułów biurowych i innych materiałów eksploatacyjnych wykorzystywanych przy drukowaniu to także odczuwalne oszczędności i redukcja kosztów administracyjnych. Nadawane odgórnie uprawnienia dostępu pozwalają natomiast lepiej chronić poufne i wrażliwe dane, zapobiegając ich wyciekowi na zewnętrz lub odczytaniu przez niepowołane osoby.
Dzięki nowoczesnemu systemowi zarządzania dokumentami możliwe staje się także usprawnienie obowiązujących w organizacji procedur obiegu dokumentów, co daje firmie lepszą i bardziej kompleksową kontrolę nad wszystkimi procesami związanymi z zarządzaniem dokumentacją. Również archiwizacja dokumentów jest znacznie tańsza i prostsza, przy jednoczesnym podniesieniu standardów bezpieczeństwa i ułatwieniu dostępu dla autoryzowanych osób.
Czym powinien charakteryzować się skuteczny system zarządzania dokumentami?
Aby elektroniczny obieg dokumentów spełnił wszystkie pokładane w nim nadzieje oraz pozwolił czerpać pełnię korzyści z zarządzania i przechowywania dokumentów w postaci cyfrowej, niezbędny jest wybór odpowiedniego oprogramowania. To od jego funkcjonalności oraz jakości w największej mierze zależy bowiem efektywność oraz jakość zarządzania cyfrowymi zasobami dokumentacji.
Współczesne systemy klasy DMS to zaawansowane, wysoko funkcjonalne oraz rozbudowane rozwiązania platformowe, które pozwalają na wykonywanie nawet najbardziej wymagających czynności i obsługę złożonych scenariuszy biznesowych związanych z zarządzaniem dokumentacją. Na szczególną uwagę wśród dostępnych na rynku rozwiązań IT dla biznesu zasługują innowacyjne platformy low-code, które z roku na rok cieszą się coraz większym uznaniem i coraz szerszym zastosowaniem w środowisku informatycznym i biznesowym.
Platformy niskokodowe wykorzystują nowoczesne i innowacyjne technologie, a ich praca opiera się m. in. o silnik workflow, no-to-low-code application development, Machine Learning (MI), Artificial Intelligence (AI), OCR, Robotic Process Automation (RPA) i wiele innych autorskich rozwiązań. Warto tu podać przykład unikalnej technologii InstantChange™ dostępnej w platformie WEBCON BPS, oferowanej przez rodzimego producenta, a od wielu lat odnoszącej sukcesy nie tylko na rynku krajowym, jak i międzynarodowym. To autorskie rozwiązanie pozwala nie tylko na szybkie dostarczanie aplikacji biznesowych, ale także ich zmienianie i dostosowywanie z natychmiastowym rezultatem, co w dobie cyfrowej transformacji doceni każda dbająca o konkurencyjność, dynamicznie zmieniająca się i rozwijająca firma.
Zaloguj się Logowanie