Monitoring należności – czym jest i jaki ma wpływ na płynność finansową firmy
Monitoring należności – czym jest i jaki ma wpływ na płynność finansową firmy
Słaba płynność finansowa to niewątpliwie jedna z największych obaw każdej firmy. Niemożność czasowego regulowania własnych zobowiązań, czyli zwyczajowy brak wypłacalności, lub też odwrotnie – problemy z dłużnikami nie wywiązującymi się ze swoich zobowiązań, są zmorą wielu przedsiębiorstw i koszmarem, którego obawia się niemalże każdy, kto ma do czynienia z prowadzeniem biznesu. W końcu brak wypłacalności to utrata zaufania kontrahentów, która może szybko odbić się również na słabnącym zaufaniu klientów.
Kontrolowanie płynności finansowej może wydawać się procesem czasochłonnym i wymagającym stworzenia dedykowanego do zadania zespołu, jednak w erze Internetu i ułatwiających życie programów komputerowych monitorowanie płynności finansowej nie jest tak trudne, jak mogłoby się wydawać. Wystarczy umiejętnie wypracować stabilny, realistyczny poziom płynności finansowej i zastosować jedno z ciekawszych obecnie narzędzi kontroli płynności finansowej, jakim jest monitoring należności. Na czym polega, jak działa i jak wpływa na finanse firmy?
Czym jest monitoring należności?
W ogólnie pojętym rozumieniu zagadnienia, monitoring należności to wszelkie działania mające na celu nadzorowanie spłat zobowiązań tak, aby wystąpienie opóźnień w płatnościach kontrahentów zostało zredukowane do minimum. Choć metoda ta była początkowo stosowana wyłącznie przez większe firmy i przedsiębiorstwa, dziś wybierana jest jako słuszna droga także dla mniejszych biznesów. Monitoring należności pozwala bowiem namierzyć każde, nawet kilkudniowe opóźnienie płatności i zweryfikować je u kontrahenta bez konieczności podejmowania radykalnych kroków windykacyjnych. To właśnie te małe, pozornie nieznaczące opóźnienia mają często największy wpływ na płynność finansową firmy.
Na pierwszy rzut oka monitoring należności może kojarzyć się z typową windykacją, jednak w rzeczywistości jego działania są znacznie łagodniejsze i mają prowadzić między innymi do uniknięcia konieczności windykowania należności. Narzędzia stosowane w monitoringu należności mają na celu poinformowanie kontrahenta o zbliżającym się terminie płatności lub jego upływie. Można wśród nich wyróżnić między innymi:
- kontakt telefoniczny,
- wiadomości tekstowe,
- wiadomości głosowe,
- wreszcie – wezwania do zapłaty.
Komunikaty takie zawierają zwykle grzeczną formułę przypominającą o konieczności zapłaty łącznie z numerem konta, na który ma zostać uiszczona zapłata. Okazuje się bowiem, że poza szczególnymi przypadkami kiedy to kontrahent staje się firmą niewypłacalną i z tego też powodu nie reguluje swoich należności, większość sytuacji opóźnień zapłat wynika z wadliwego systemu kontroli wydatków i płynności finansowej firmy. Trzeba przecież pamiętać, że działy księgowości odpowiedzialne za płatności to tylko zespoły ludzi, którym błędy mogą przydarzyć się w najmniej oczekiwanym momencie.
Pierwszym krokiem koniecznym do skutecznego działania monitoringu należności jest jednak utworzenie rejestru sprzedaży, czyli swoistej bazy danych zawierającej informacje o wszystkich zawartych transakcjach, terminach płatności i wpływających na konto firmy przelewach. Tylko w taki sposób możliwe będzie kontrolowanie tego, kto faktycznie zalega z płatnościami i komu o konieczności zapłaty należy przypomnieć.
Jak monitoring należności wpływa na płynność finansową firmy?
Prawdziwą zaletą monitoringu należności jest fakt, że metoda ta ma realny wpływ na płynność finansową firmy. To właśnie dzięki skutecznym metodom egzekwowania płatności od kontrahentów firma jest w stanie regulować własne zobowiązania finansowe bez konieczności zaciągania kredytów i zadłużania się na kwoty nierealne do spłacenia.
Monitoring należności pozwala na skuteczną identyfikację i kontrolę zagrożonych płatności, a jednocześnie daje możliwość motywowania dłużników do spłaty należności. Działania związane z monitoringiem należności i regularnym przypominaniem kontrahentom o konieczności ich spłaty to również możliwość kreowania pewnej dyscypliny wśród płatników – solidne podejście do monitoringu należności i płynności finansowej firmy pokazuje nic więcej, jak jej profesjonalizm i to, że w swoich działaniach przyjmuje politykę braku tolerancji dla braku płynności finansowej. To z kolei wyraźny znak nie tylko dla obecnych, ale i przyszłych kontrahentów i klientów, pokazujący rzetelność firmy i jej twarde podejście do biznesu.
Każda kwota wpływająca i wypływająca z konta firmowego ma realny wpływ na płynność finansową całego biznesu. Nie można zapomnieć, że kilka mniejszych, pozornie nieistotnych płatności może złożyć się na kwotę, której nie pokryje większy wpływ od innego kontrahenta. Przygotowanie zespołu oraz wdrożenie rozwiązań pozwalających na lepszą kontrolę nad płatnościami warto outsourcować przez profesjonalne firmy – monitoring należności IPT Call Center pozwala na bezpieczne zarządzanie należnościami. Tzw. miękka windykacja jest szansą na uniknięcie niepotrzebnych spięć na linii firma-kontrahent a jednocześnie na skuteczne zapewnienie przedsiębiorstwu płynności finansowej.
Zaloguj się Logowanie