Jak zaplanować efektywną telekonferencję?
Telekonferencje to doskonały sposób komunikowania się większej liczby osób, które nie mogą spotkać się osobiście. Przydatne są przede wszystkim w przedsiębiorstwach zatrudniających pracowników zdalnych i posiadających wiele oddziałów a także kontrahentów. Istnieje kilka wskazówek, które warto poznać przed założeniem telekonferencji, aby była ona tak efektywna jak spotkanie.
Wstęp – dmuchamy na zimne
Telekonferencja jest sprawdzonym i prostym w obsłudze sposobem komunikacji. Znajduje zastosowanie podczas codziennego dzielenia się wiedzą, ale także przy prowadzeniu negocjacji i w czasie sytuacji kryzysowych. Użyteczna jest zresztą nie tylko w życiu zawodowym, ale także prywatnym – do rozmów z rodziną i przyjaciółmi. Aby z niej skorzystać, nie trzeba podpisywać dodatkowych umów ani posiadać specjalnego oprogramowania – tak jest np. w przypadku operatorów FreecoNet czy Orange.
Wystarczy zadzwonić pod numer telefonu wskazany przez danego operatora i zarezerwować pokój telekonferencyjny. Po otrzymaniu numeru PIN i powiadomieniu pozostałych uczestników, jesteśmy gotowi do rozmowy. Warto jednak sprawdzić czy wszystko dopięte jest na ostatni guzik, aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek. Dlatego chwilę przed planowanym spotkaniem na linii powinniśmy wdzwonić się do wcześniej zarezerwowanego pokoju telekonferencyjnego i przekonać się czy rezerwacja jest aktywna. Dotyczy to szczególnie sytuacji, kiedy jesteśmy gospodarzem telekonferencji, ale rezerwacji dokonywał za nas ktoś inny. Zawsze warto zostawić sobie czas na powtórną rezerwację pokoju. Dobrze jest także stworzyć alternatywny kanał dyskusji, np. czat. Dzięki temu możliwe będzie kontynuowanie dyskusji w razie problemów technicznych, a także dopowiadanie czy zadawanie pytań w formie tekstowej.
Z harmonogramem nie zginiesz
Jeśli planujemy dłuższe spotkanie, podczas którego poruszymy przynajmniej kilka tematów, może dojść do zamieszania. Dlatego warto dokładnie określić harmonogram z uwzględnieniem czasu na przerwy. Pozwoli to w większym stopniu kontrolować przebieg rozmowy i swobodniej poruszać się między wątkami – mówi Jan Wyrwiński, Prezes Zarządu operatora FreecoNet Tlenofon SA. Moderowanie rozmowy np. kilkunastu osób może nie być łatwe, dlatego warto wykorzystać wszelkie dostępne chwyty wspomagające nas w prowadzeniu efektywnej rozmowy. Innym ważnym zagadnieniem, które może wpędzić nas w duże kłopoty jest czas, a konkretniej – strefy czasowe. W przypadku, gdy w telekonferencji biorą udział ludzie przebywający w różnych miejscach na świecie, trzeba wybrać optymalną godzinę spotkania. Nikt nie chce być zrywany bladym świtem ani przetrzymywany do późnych godzin nocnych. Pomijając kwestie wygody, ważne jest też, żeby wszyscy byli w dobrej formie. Dlatego warto znaleźć jeden serwis online, który wskazywałby godzinę dla konkretnej strefy czasowej, będącej punktem odniesienia dla wszystkich uczestników rozmowy. Umożliwi to użytkownikom z dostępem do internetu idealną synchronizację i wejście na linię telekonferencyjną w odpowiednim momencie.
Eliminacja przeszkadzaczy
Telefoniczna rozmowa między wieloma osobami może nie być najłatwiejsza, dlatego warto od razu ustalić pewne reguły. Jedną z naczelnych zasad jest włączenie we własnym aparacie opcji wyciszenia (mute) przez osoby, które w danym momencie nie uczestniczą w dyskusji bądź przez cały czas wyłącznie słuchają – dodaje Jan Wyrwiński. W rozmowie nie pomogą nam dźwięki koguta strażackiego, alarmu samochodowego, trzaskających drzwi czy muzyki lecącej w głośnikach któregoś z uczestników. Najlepiej, żeby wszyscy rozmówcy poinformowali ludzi wokół, że na czas trwania telekonferencji będą zajęci. Rozproszenie jednego uczestnika dekoncentruje też pozostałych, przez co wszystko niepotrzebnie się przedłuża. Przeszkadzać może też obecność większej liczby osób w jednym pomieszczeniu, podczas gdy część z nich bierze udział w dyskusji telefonicznej, a część nie.
Spotkanie wielu osób na linii telefonicznej łatwo może przerodzić się w wolną amerykankę, a wtedy cała inicjatywa traci sens. Uwzględnienie kilku powyższych porad może znacznie usprawnić komunikację. Dzięki temu telekonferencja może być krótsza, łatwiej osiągniemy porozumienie i chętniej będziemy wracać do tej formy rozmowy.
Artykuł poradnikowy opracowany przez FreecoNet Tlenofon SA
Zaloguj się Logowanie