Grupa handlowa EM&F usprawnia procesy planowania i prognozowania dzięki rozwiązaniom Oracle Retail

Grupa Empik Media & Fashion (EM&F) jest właścicielem 60 ekskluzywnych marek, do których należą takie zastrzeżone znaki towarowe, jak Empik, SMYK i Empik Cafe, jak również marki objęte wyłączną franczyzą i licencją, takie jak Hugo Boss, Mango, Esprit, Mexx, River Island, Dior, Chanel, Clarins, Shiseido i wiele innych, oraz prowadzi ponad 590 salonów sprzedaży detalicznej, punktów usługowych i szkół językowych na terenie Polski, Ukrainy, Rosji, Kazachstanu, Czech, Słowacji i Niemiec.

 

W 2007 roku grupa EM&F wybrała i wdrożyła aplikacje Oracle Retail wspierające proces planowania, aby ujednolicić strategię procedur planowania i prognozowania, realizowaną przez marki detaliczne, jak również zapewnić wsparcie dla rozwoju i internacjonalizacji grupy.

 

Projekt wdrożenia rozpoczęto w sieci sklepów z artykułami dziecięcymi SMYK. Grupa EM&F wprowadziła rozwiązania Oracle Retail w ciągu 6 miesięcy. Już teraz można odczuć znaczne korzyści wynikające z ujednolicenia i centralizacji procesów planowania i prognozowania. Grupa ma zamiar rozszerzyć projekt wdrożenia rozwiązań Oracle Retail o spółki Ultimate Fashion i Maratex, które zarządzają wieloma markami odzieżowymi.

 

„Projekt wdrożenia rozwiązań Oracle Retail rozpoczęliśmy od sieci sklepów SMYK, ponieważ marka ta odniosła ogromny sukces w Polsce i wiążemy z nią bardzo ambitne plany rozwoju na rynkach zagranicznych. Aplikacje Oracle Retail wspierające procesy planowania mogą przyspieszyć ekspansję i zwiększyć jej efektywność” — powiedział Dariusz Stolarczyk, dyrektor ds. operacyjnych i zarządzania łańcuchem dostaw w grupie EM&F.

 

„Celem naszej strategii jest utrzymanie dwucyfrowej stopy wzrostu w ciągu kilku następnych lat. Jednak z tymi planami wiążą się liczne wyzwania w zakresie zarządzania punktami detalicznymi i usługowymi. Opracowanie koncepcji opartej na sprawdzonych procedurach umożliwiło nam uzyskanie ujednoliconego wglądu w procesy planowania i prognozowania w sieci sklepów SMYK, jak również centralne zarządzania tymi procesami” — dodaje Dariusz Stolarczyk.

Dzięki rozwiązaniom Oracle Retail grupa EM&F ma dostęp do zintegrowanej, skalowalnej platformy, która zapewnia wgląd w procesy sprzedaży w całej sieci sklepów SMYK.

Usprawnienie tego obszaru działań oznacza, że kadra kierownicza może teraz monitorować import produktów z Chin do magazynów dystrybucyjnych w Warszawie, Berlinie i Moskwie, a następnie — dystrybucję produktów do poszczególnych sklepów. Jest to bardzo przydatna funkcja, ponieważ pozwala ona grupie EM&F skupić swoją uwagę na strategicznych zadaniach związanych z budową modelu łańcucha zaopatrzenia zarządzanego centralnie, który funkcjonuje na terenie całej Europy.

 

Wdrożenie różnych narzędzi Oracle Retail wspomagających planowanie pozwala grupie EM&F przyjąć bardziej aktywne i spójne podejście do planowania w sieci sklepów SMYK. „Procesy planowania mogą opierać się na setkach wskaźników. Jeśli detalista prowadzi kilka punktów sprzedaży, jest w stanie sobie poradzić. Jeśli jednak firma rozwinie się do naszych rozmiarów, ogarnięcie tylu informacji przestaje być możliwe. Aby osiągnąć sukces, należy maksymalnie ujednolicić procesy i wybrać mniejszą liczbę istotnych wskaźników, na których będziemy się opierali, podejmując decyzje. System Oracle Retail pomógł nam zrewidować tradycyjne podejście do procesów i opracować nową strategię, która uwzględnia potrzeby całej grupy” — powiedział Dariusz Stolarczyk.

Rozwiązanie Oracle Retail Assortment Execution znacznie usprawniło procesy dostosowania asortymentu w sklepach SMYK do potrzeb rynków lokalnych, jak również poprawiło przepływ i cykl życia towarów oraz wyniki finansowe sklepów. Jedną z kluczowych korzyści oferowanych przez rozwiązania Oracle Retail jest możliwość zarządzania planami zakupu asortymentu w podziale na kategorie ogólne i szczegółowe. Grupa EM&F nie znalazła na rynku żadnej innej aplikacji, która oferowałaby takie funkcje.

„Możliwość zidentyfikowania kluczowych wskaźników wydajności (KPI) dla określonych asortymentów w określonych sklepach okazała się strzałem w dziesiątkę. Sukces i rentowność sprzedaży zależy od poznania i zrozumienia kim są nasi klienci, jakie produkty wybierają i ile sztuk kupują oraz na jakie akcje promocyjne reagują najlepiej w poszczególnych sklepach. Po wdrożeniu aplikacji Oracle Retail wspierających planowanie możemy podejmować bardziej aktywne działania na obszarze zarządzania poziomem cen w sklepach SMYK. Brak dostępu do precyzyjnych i aktualnych danych oznaczał, że podejmowane decyzje były reakcją na warunki rynkowe. Teraz jednak jesteśmy w stanie określić, czy dana kampania promocyjna zakończyła się większym sukcesem niż inne, czy też nie” — wyjaśnia Dariusz Stolarczyk.

 

Narzędzia Oracle Retail Merchandise Financial Planning umożliwiły grupie EM&F opracowanie własnych planów przedsezonowych i sezonowych, zawierających wskaźniki finansowe uwzględniające sprzedaż, plany zakupów, przyjęcia i marżę brutto. Większa przejrzystość procesu planowania zakupów jest szczególnie przydatna, ponieważ wiele artykułów dostępnych w sklepach SMYK charakteryzuje się sezonowością sprzedaży i długim cyklem życia.{mospagebreak}Narzędzia Oracle Retail ułatwiają definiowanie wymagań dotyczących zapasów na poziomie produktu i sklepu, co zwiększa efektywność procesu alokacji odpowiednich ilości produktów do poszczególnych sklepów SMYK. „Lepszy wgląd w proces alokacji towaru pomaga nam zwiększyć satysfakcję klienta poprzez dostosowanie poziomu zapasów do popytu i zminimalizowanie liczby utraconych transakcji oraz ryzyka nagromadzenia nadmiernych zapasów” — stwierdza Stolarczyk.

Poza aplikacjami Oracle Retail wspierającymi proces planowania, grupa EM&F wdrożyła również rozwiązania Oracle Siebel, umożliwiające inteligentną analizę danych o sprzedaży detalicznej. W ciągu pięciu tygodni od zakończenia wdrożenia grupa EM&F odkryła cenne informacje dotyczące sprzedaży, sklepów i produktów, które jeszcze bardziej usprawniły codzienne funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

 

W przypadku marki SMYK ułatwiło to opracowanie bardziej szczegółowych cykli planowania, opartych na porach roku i kluczowych okresach – taki, jak na przykład święta Bożego Narodzenia. Szczegółowe informacje ujawniły również skuteczność działań poszczególnych sklepów w sieci SMYK, dzięki czemu kadra kierownicza może przeanalizować powody, dla których rentowność określonych sklepów jest wyższa niż innych, jak również zastosować wyciągnięte wnioski w całej sieci sklepów. Przedstawione zmiany wymusiły również wprowadzenie innych zmian w sieci. Kalendarz handlowy trwa teraz od niedzieli do soboty, co pozwala realizować sprzedaż detaliczną na wysokim poziomie, opartą na nowoczesnym modelu.

 

Szczegółowa analiza systemów informatycznych, przeprowadzona przez EM&F w 2007 roku ujawniła brak skutecznych narzędzi planowania i prognozowania, które byłyby w stanie zaspokoić potrzeby związane ze strategią rozwoju firmy. Rozwiązania Oracle Retail zostały uwzględnione w przeprowadzonej analizie, szczególnie z powodu udanych wdrożeń przeprowadzonych przez światowych liderów branży odzieżowej. Co więcej, współpraca pomiędzy Oracle i firmą Accenture oraz jej doświadczonym zespołem wdrożeniowym z Polski przypieczętowała decyzję EM&F o wyborze oferty Oracle.

Dariusz Stolarczyk wyjaśnia: „W porównaniu z wieloma sieciami detalicznymi, grupa EM&F boryka się z wielu innymi wyzwaniami, ponieważ zajmujemy się zarówno modą, jak i sprzedażą detaliczną. Musimy stosować inną strategię zarządzania sklepami z odzieżą, a inną w przypadku sieci sklepów SMYK, ponieważ produkty oferowane w tych punktach charakteryzują się różną sezonowością, cyklami życia i wymaganiami dotyczącymi promocji. Po przeanalizowaniu oferty rozwiązań na rynku, wybraliśmy udokumentowane doświadczenie firmy Oracle oraz rozwiązania przeznaczone dla branży odzieżowej i sprzedaży detalicznej.

 

Grupa EM&F określiła cele związane z wdrożeniem rozwiązań Oracle Retail na początku 2007 roku. Po wybraniu oferty Oracle w maju 2007 roku, powołano zespół ds. zarządzania zmianami, w skład którego weszli pracownicy grupy EM&F, sklepów SMYK oraz firm Accenture, Oracle i Exorigo. Na czele zespołu złożonego z informatyków i specjalistów z działów kadr, mody i finansowego, stanął kierownik ds. planowania i analizy z sieci sklepów SMYK, który pełnił również rolę koordynatora projektu.

 

Zadaniem zespołu było przeanalizowanie założeń projektu wdrożenia oraz przygotowanie wytycznych dotyczących przekazywania współpracownikom informacji na temat postępów projektu w formie materiałów szkoleniowych i edukacyjnych. Projekt wdrożeniowy w sklepach sieci SMYK rozpoczął się w lipcu 2007 roku i został zakończony w zaledwie 6 miesięcy. W rezultacie rozwiązanie funkcjonuje w 55 sklepach sieci.

 

„Integracja jest zawsze dużym wyzwaniem, niezależnie od stopnia skomplikowania projektu. Nawiązaliśmy bliską współpracę z zespołami projektowymi Oracle i Accenture, aby opracować system, wprowadzić dane i przeprowadzić testy sprawdzające, czy system można szybko i sprawnie uruchomić. Udało nam się osiągnąć ten cel w ciągu czterech miesięcy, a poziom zaangażowania zespołu wdrożeniowego zrobił na nas wielkie wrażenie” — podsumowuje Dariusz Stolarczyk.

 

- Warto zapewnić bliską współpracę zespołu ds. zarządzania zmianami z pracownikami technicznymi i merytorycznymi. Dzięki temu można mieć pewność, że informacje o wszystkich zmianach zostaną przekazane, a oczekiwania będą możliwe do spełnienia.

- Korzystnie jest zacząć od niewielkiego projektu, a następnie rozszerzyć wdrożenie na inne obszary przedsiębiorstwa.

 

Grupa Empik Media & Fashion (EM&F) skupia swoje działania wokół sprzedaży detalicznej i hurtowej w pięciu kluczowych segmentach rynku produktów konsumpcyjnych wyższego rzędu (tzw. rynek lifestyle) w Europie Środkowo-Wschodniej: multimediów, artykułów dziecięcych, usług edukacyjnych, franczyzy marek odzieżowych oraz artykułów perfumeryjnych. (red)