Elektroniczne akta wciąż bez podpisu
Nowe rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej czeka jeszcze na podpis premiera. Tymczasem, stare przepisy nie obowiązują od ponad tygodnia.
Rozporządzenie dotyczy m.in. organów gmin, związków międzygminnych, organów powiatu i starostw powiatowych, organów samorządu województwa i urzędów marszałkowskich oraz urzędów obsługujące te organy i związki.
Dokument ma zastąpić akty wykonawcze wydane na podstawie ustawy o samorządzie gminnym, ustawy o samorządzie powiatowym oraz o samorządzie województwa. Straciły one moc prawną z dniem 1 stycznia 2011. Od tego czasu nie ma żadnych szczegółowych przepisów regulujących procedurę obiegu dokumentów.
Jak wylicza MSWiA, gdzie powstał projekt nowego dokumentu, w stosunku do dotychczasowych regulacji zakres nowego rozporządzenia został poszerzony o instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Rozporządzenie ma ponadto uwzględnić istnienie dokumentacji w różnej postaci w tym elektronicznej.
Nowe przepisy mają umożliwić tworzenie akt spraw w postaci elektronicznej i zastąpienie nimi tradycyjnych teczek aktowych, nawet w przypadku, gdy korespondencja wpływająca i wychodząca jest w postaci papierowej.
Resort podkreśla, że chodzi jedynie o „możliwość”, ponieważ aby powstające elektroniczne akta spraw były wiarygodne, a w szczególności mogły stanowić dowód sposobu załatwiania sprawy w urzędzie, systemy teleinformatyczne wykorzystywane do elektronicznego zarządzania dokumentacją muszą spełniać szereg ważnych i często skomplikowanych wymagań.
„Decydując się na kompleksową informatyzację urzędu trzeba bowiem posiadać nie tylko odpowiedni sprzęt i oprogramowanie, ale także odpowiednio wyszkolonych pracowników, a przede wszystkim dobry plan zachęcania interesantów i współpracujących urzędów do elektronicznego kontaktowania się” – wyjaśnia ministerstwo.
Rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych ma wejść w życie z mocą wsteczną od 1 stycznia 2011 roku. Dokument zakończył etap uzgodnień i czeka obecnie na podpis premiera, a następnie publikację w Dzienniku Ustaw.
Zaloguj się Logowanie