Dobra agencja eventowa, czyli jaka?
Dobra agencja eventowa, czyli jaka?
Dlaczego agencje eventowe są tak popularne? To proste! Organizują praktycznie każdy event od A do Z. To do nich należy: wybór hotelu, dobranie menu i obsługi konferencji, załatwienie transportu, dobranie programu artystycznego, zakup okolicznościowych upominków czy zapewnienie atrakcji maluchom. Dla dobrej agencji nie ma rzeczy niemożliwych. Jak nie utonąć w gąszczu ofert i wybrać dobrą agencję, która rzeczywiście pomoże nam zorganizować niezapomnianą imprezę? Zobaczmy.
Do rangi anegdoty przeszła już historia o pracownikach pewnej agencji organizującej zagraniczny wyjazd do jednej ze znanych stolic europejskich dla najlepszych sprzedawców dużego koncernu. W programie była m.in. kolacja w bardzo znanej i polecanej restauracji, która jednak nie przyjmuje rezerwacji. Pracownicy agencji od rana czekali przed restauracją na jej otwarcie, a potem cały dzień aż do wieczora co jakiś czas zamawiali coraz to nowe potrawy i trunki, by przetrzymać stolik dla swoich gości. Anegdota ta obrazuje pewną prawdę: dla dobrej agencji eventowej nie ma rzeczy niemożliwych.
Agencji można zlecić organizację imprezy od A do Z i praktycznie nie martwić się o nic – bo pracownicy nie tylko przygotują daną imprezę, ale i będą czuwać również nad jego przebiegiem. Trzeba jednak nadmienić, że dla nas – jako agencji, kluczowa jest ścisła współpraca z klientem, dokładne wsłuchanie się w jego potrzeby i zaproponowane rozwiązania. Czasami klienci mają np. swojego sprawdzonego dostawcę cateringu – wówczas my się dostosujemy. – mówi Marta Sznura z Agencji Eventowej Trygon. Ponadto przy organizacji eventów zawsze pojawiają się różne nieprzewidziane sytuacje, w których doświadczenie, spokój i wiedza agencji okazują się na wagę złota. Co się liczy?
Dobra baza z adresami
Informatyk, lekarz, nocna apteka, dodatkowy transport, gotówka, agregat na wypadek braku prądu i tego typu sytuacji można by wymieniać w nieskończoność. Tak naprawdę ile imprez, tyle potrzeb. Notes, czy podręczny komputer z dobrą bazą kontaktów do sprawdzonych współpracowników i firm gotowych do pracy nawet w środku nocy to spory atut. W związku z tym wybierając agencję warto pytać o doświadczenie i staż na rynku. Na naprawdę dobrą bazę kontaktów pracuje się latami.
Znajomość rynku i bycie na bieżąco
Na rynku eventowym (podobnie jak w każdej innej branży usługowej) pojawiają się nowości. Była już moda na paintball, zorbling, quady. Skoro teraz wszyscy mówią o budowaniu niestandardowych budowli masz prawo oczekiwać, że w ofercie nie dostaniesz przysłowiowych odgrzewanych kotletów i znajdziesz tam najlepsze i najnowsze atrakcje. Co jeszcze się liczy? Zaangażowanie i elastyczność. Wiadomo, że impreza wymaga nakładów finansowych, ale dobra agencja jest w stanie zaproponować atrakcyjny program, dopasowując się do każdego budżetu.
Myślenie do przodu
Naszym atutem jest doświadczenie. Organizując dziesiątki imprez w ciągu roku stykamy się z najróżniejszymi sytuacjami. Siła rzeczy do nieprzewidzianych zdarzeń podchodzimy spokojniej, często jesteśmy w stanie je przewidzieć i najzwyczajniej w świecie im zapobiec – dodaje Marta Sznura (Trygon). Proste przykłady to: kwiaty dla małżonki ważnego gościa, igła z nitką, taśma do podpięcia kabla, zapasowe przedłużacze, dodatkowy pendrive z prezentacjami, ładowarki do telefonów i laptopów, parasole, koce na chłodne wieczory. Brak tych rzeczy podczas imprezy potrafi skutecznie popsuć nastrój organizatorom i położyć się cieniem na atmosferze imprezy.
Taka przezorność jest wskazana już na etapie omawiania założeń imprezy. Jeśli organizujemy event w plenerze, pracownik agencji powinien zapytać nas o plan B na wypadek deszczu, zaproponować alternatywne rozwiązania i uprzedzić o kosztach, które się z tym wiążą.
Znajomość przepisów
Podpisując umowę z agencją klient ma prawo oczekiwać, że ta będzie dla niego wsparciem również w kwestii obowiązujących przepisów i zezwoleń. Jeśli organizujemy dzień otwarty w firmie i chcemy przed jej siedzibą rozstawić ławeczki i parasole lub zorganizować dodatkowy parking dla gości to często robi się to na przylegającej do budynku ulicy. Wiąże się to jednak z koniecznością wystąpienia o zgodę do wydziału ruchu drogowego, zrobienia projektu zmian, postawienia wcześniej znaków drogowych o zmianie organizacji ruchu. Niezbędna jest tu orientacja w przepisach i terminach, w których należy się zmieścić. Może się bowiem okazać, że odpowiedź urzędu otrzymamy kilka dni po planowanej imprezie.
Dobra agencja nigdy nie zawiedzie. Ważne jest zadowolenie uczestników i sukces przedsięwzięcia a w razie kłopotów solidarna praca ramię w ramię, by ratować program i reputację organizatorów. Nie sposób nie wspomnieć tu o dyskrecji. Wszelkie opowieści o niedyspozycjach uczestników lub, co gorsza, ich zdjęcia nie mają prawa wydostać się na zewnątrz. Pracowników agencji niczym ochroniarzy secret service obowiązuje zawodowy uśmiech, profesjonalizm, dyskrecja i czasami robienie dobrej miny do złej gry.
Zaloguj się Logowanie