Czy e-podpisywanie dokumentów jest zgodne z prawem?
Czy e-podpisywanie dokumentów jest zgodne z prawem?
Przedsiębiorcy, który myślą o wdrożeniu w swojej firmie usługi e-podpisywania dokumentów zadają jedno główne pytanie: czy jest to rozwiązanie zgodne z prawem? Czy dokumenty podpisane w ten sposób są rzeczywiście ważne? Sprawdźmy!
Właścicieli firm można podzielić na dwie kategorie: tych, którzy nie wyobrażają sobie prowadzenia biznesu bez nowych technologii i tych, którzy na hasło “cyfryzacja” reagują wręcz alergicznie. Co na to wpływa? To nie tylko strach przed digitalizacją i poczucie, że wdrożenie będzie zbyt pracochłonne i kosztowne. To również obawa, że nowe technologie nie są w stanie zapewnić firmie bezpieczeństwa, a co więcej, że nie nadążają za nimi regulacje prawne. Podobne obawy mają przedsiębiorcy, którzy słyszą o e-podpisywaniu dokumentów. Nic dziwnego, chodzi o jeden z najważniejszych procesów w każdej firmie. Tymczasem okazuje się, że to rozwiązanie nie tylko w pełni bezpieczne, ale również całkowicie zgodne z polskim prawem.
Technologia regulowana przez prawo
e-Podpisywanie dokumentów to system, który umożliwia elektroniczne podpisywanie dowolnych dokumentów za pośrednictwem tabletu (https://infinite.pl/oferta/e-podpisywanie.html). Jego wdrożenie w firmie wiąże się z wieloma korzyściami. M.in. przyspiesza proces podpisywania dokumentów, eliminuje potrzebę drukowania oszczędzając środowisko oraz ułatwia ich archiwizowanie i wyszukiwanie.
Wszystko to odbywa się w zgodzie z prawodawstwem USA i Unii Europejskiej. Kwestię tą reguluje rozporządzenie EiDAS Parlamentu Europejskiego i Rady UE Nr 910/2014/ z 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym. Zgodnie z artykułem 3 punktu 35 tego rozporządzenia (…) „dokument elektroniczny” oznacza każdą treść przechowywaną w postaci elektronicznej, w szczególności tekst lub nagranie dźwiękowe, wizualne lub audiowizualne. Jak widać, definicja ta kładzie nacisk na treść informacji, a nie na nośnik, na którym informacja ta została utrwalona. Oznacza to, że w przypadku utrwalania informacji w postaci cyfrowej m.in. przy pomocy tabletu czy komputera, pojęcie nośnika informacji może być rozumiane zarówno jako przedmiot, na którym utrwalono dane (dysk komputerowy) lub też jako plik, w którym je zapisano.
Czy e-Podpisywanie dotyczy wszystkich dokumentów?
Aby odpowiedzieć na to pytanie, przyjrzyjmy się co właściwie oznacza “podpis własnoręczny”. To rodzaj podpisu, który jest złożony w sposób uniemożliwiający jego dalsze kopiowanie, „oderwanie” go od podpisywanego dokumentu i treści oświadczenia w nim zawartej, zapewniający odpowiednie zabezpieczenia oraz gwarantujący integralność, autentyczność, utrwalenie i zachowanie. Nie da się zaprzeczyć, że podpis na urządzeniu mobilnym z warstwą biometryczną spełnia te wszystkie warunki.
Zgodnie z prawem niektóre rodzaje umów wymagają podpisu własnoręcznego, ale nadal nie ma potrzeby ich drukowania. Wyjątkiem są dokumenty, które potrzebują poświadczenia notariusza. Każdy inny rodzaj dokumentów może być sygnowany na urządzeniu mobilnym z warstwą biometryczną, na którym zainstalowane jest odpowiednie oprogramowanie. Warto dodać, że e-podpisywanie oparte jest na oprogramowaniu Signatus, które uzyskane dane szyfruje i zapisuje w formacie PDF.
Co ciekawe, jak wynika z opinii przeprowadzonej dla firmy Infinite przez grafologa z Polskiego Instytutu Kryminologii, podpis złożony tą drogą ma większe możliwości autentyfikacji niż podpis złożony na papierze.
________________________________________
Artykuł przygotowany przez INFINITE, dostawcą innowacyjnej technologii E-podpisywanie dokumentów na tablecie.
Zaloguj się Logowanie