Chcesz wypromować swoją firmę? Zorganizuj konferencję!
© fotolia
Konferencja to narzędzia, które można w doskonały sposób wpleść w plan działań mających na celu wypromowanie własnej firmy i zbudowania silnej marki. Warto jednak wiedzieć, że obecność dziennikarzy, specjalistów z branży, gości z kraju i zagranicy zobowiązuje organizatorów spotkania do przygotowania konferencji, która będzie się wyróżniała zarówno pod względem merytorycznym, jak i organizacyjnym. Jak zatem zorganizować konferencję, która pomoże wypromować własny biznes i będzie wartościowa dla jej uczestników? Oto kilka rad.
Konferencja – jak zorganizować taki event?
Zorganizowanie konferencji idealnie wpisuje się w strategie promocyjną każdej firmy, a także może przyczynić się do jej rozwoju. Idealnie przygotowana i zakończona sukcesem konferencja przede wszystkim uwiarygodnia pozycję każdej firmy – nie tylko w oczach obecnych inwestorów i kontrahentów, ale także przyszłych klientów. Nie bez znaczenia dla pozycji rynkowej firmy jest również konferencja wykorzystywana przez działy personalne w celach informacyjnych i motywacyjnych własnych pracowników. Spotkania podsumowujące, bądź rozpoczynające określony projekt, inicjujące zmiany w firmie to nic innego jak wewnętrzna promocja i często wykorzystywany sposób pozafinansowej motywacji.
– Należy jednak pamiętać o tym, że konferencja przyniesie zakładane cele tylko wtedy, gdy będzie odpowiednio przygotowana, a to z kolei jest czasochłonnym procesem. Dlaczego? Każdy, kto chce przygotować konferencję idealną musi wziąć pod uwagę wiele kwestii – precyzyjnie określić charakter i skalę wydarzenia, zadbać o dobór poruszanych na niej tematów, dobrać grono odpowiednich prelegentów, ułożyć program eventu, zadbać o jego odpowiednią promocję, wybrać odpowiednie miejsce, salę konferencyjną i zadbać o całe zaplecze – np. catering. I wszystko to w ramach określonego budżetu. – mówi Magdalena Dąbrowska z serwisu salerezerwacje.pl.
A skoro o zapleczu mowa jego podstawą jest przede wszystkim idealnie dobrana sala konferencyjna i wszelkie usługi dodatkowe związane z jej wynajmem – np. wyposażenie, catering czy obsługa hostess. Specjaliści od eventów podkreślają, że dobre zaplecze to takie, którego nikt nie zauważa. Dopóki się o czymś nie zaczyna mówić, to znaczy, że wszystko przebiega tak, jak powinno. Dużo w tym racji, bo niedociągnięcia organizacyjne mogą położyć nawet najlepiej przygotowane wystąpienie. Kłopoty z dojazdem czy znalezieniem sali w budynku, brak nagłośnienia, awaria projektora, zapchane parkingi to jedynie nieliczne przykłady braku należytej dbałości organizatorów o komfort gości i odpowiednie zaplecze zapewniające należyty przebieg spotkania.
Jak wybrać salę konferencyjną?
– Sala na konferencję musi spełniać określone kryteria: mieć odpowiednią pojemność, a co za tym idzie liczbę krzeseł, posiadać niezbędny sprzęt: nagłośnienie, rzutnik, projektor, ekran, tablice suchościeralne, flipcharty, laptop lub komputer. Jeśli główne wystąpienie przewiduje pokazanie prezentacji dobrze, by dysponowała możliwością zaciemnienia. Przydadzą się więc rolety lub jeśli sala nie dysponuje światłem dziennym, ściemniacze, które regulują intensywność oświetlenia – mówi M. Dąbrowska (salerezerwacje.pl).
Wybór odpowiedniej lokalizacji nie jest prosty, zwłaszcza jeśli konferencja ma odbywać się w innym mieście. Trudno na odległość zweryfikować dane podane na stronie internetowej, a samodzielne wizytowanie wybranych obiektów najczęściej nie wchodzi w grę ze względów logistycznych i czasowych. Z pomocą managerom odpowiedzialnym za organizację konferencji przychodzi portal salerezerwacje.pl, który specjalizuje się w wynajmie sal konferencyjnych, szkoleniowych i specjalistycznych. Baza obejmuje aż 60 miast i prawie 1400 pomieszczeń. Wybór odpowiedniej lokalizacji jest bardzo prosty i zajmuje tylko kilka minut. Wyszukiwarka posiada jasno określone kryteria, których sprecyzowanie wymaga dosłownie kilku kliknięć.
Jak wynająć salę konferencyjną?
Dzięki temu ułatwieniu nie trzeba już kontaktować się z przedstawicielem każdego obiektu osobno i tracić czas na żmudne wertowanie ofert. Wystarczy tylko wybrać miasto, rodzaj sali, jej pojemność, wyposażenie, wymagania dodatkowe typu: catering, hostessy, transport, noclegi itp. W odpowiedzi na tak skonstruowane zapytanie otrzymujemy listę pasujących obiektów. Przy każdej ofercie widnieje dokładny opis, gdzie znajduje się budynek, jakie posiada udogodnienia, ile osób może pomieścić sala, ile kosztuje wynajem na godzinę. Od razu można też sprawdzić dostępność sali w interesujących nas dniach i godzinach.
Przygotowanie konferencji czy szkolenia angażuje nierzadko kilkanaście osób i może trwać nawet kilka tygodni. Ten wysiłek łatwo zniweczyć wybierając nieodpowiednią lokalizację na organizację takiego wydarzenia. Korzystanie z pomocy fachowych serwisów pozwala organizatorom spać spokojnie, bo wszystkie oferowane sale spełniają kryteria stawiane nowoczesnym obiektom konferencyjnym. Dobra jakość, nienaganna prezencja, nowoczesne wyposażenie to atuty, które już na starcie można sobie zapisać po stronie plusów swojego wydarzenia. Gdy dodać do tego ciekawe wystąpienia, oryginalny produkt, atrakcyjne merytorycznie szkolenie, to każde organizowane przez nas wydarzenie okaże się sukcesem.
Zaloguj się Logowanie