7 powodów, kiedy firma potrzebuje profesjonalnej archiwizacji dokumentów
© freeimages.com
Porządek w dokumentach ma znaczny wpływ na sukces każdej firmy. Wiele razy pracownicy potrzebują szybkiego znalezienia ważnych danych i poświęcają zbyt dużo czasu na poszukiwaniach.
Prawidłowa archiwizacja danych ułatwia funkcjonowanie biznesu i przyśpiesza pracę zespołu. Firmy, takie jak Pika, zajmują się profesjonalnym zarządzaniem informacją i wiedzą, aby można było skupić się na naprawdę ważnych projektach. Jakie problemy można dzięki niej rozwiązać?
- Redukcja kosztów – nowoczesne rozwiązania oferują tzw. „chmury”, w których przechowywane są dane. Nie wymaga się instalacji po stronie użytkownika, a także eliminuje się koszty przesyłek, ksera oraz umożliwia wprowadzenie nowych rodzajów danych.
- Mobilność – elektroniczny dostęp do informacji umożliwia korzystanie z nich w każdym miejscu na świecie. Jedyny warunek to dostęp do Internetu. Umożliwia to pracę bez względu na czas i miejsce w jakim dana osoba się znajduje, bez czekania na udostępnienie lub wysłanie informacji.
- Bezpieczeństwo – zapewnienie odpowiednich warunków magazynowania oraz dostępności jest wyznacznikiem bezpiecznego przechowywania wrażliwej dokumentacji. W ten sposób łatwiej zlokalizować wciąż narastające dane, a dokumenty nie gubią się i nie niszczą.
- Porządkowanie – archiwa cyfrowe oszczędzają czas, miejsce oraz porządkują dane w bezpiecznych warunkach. Pozwalają na przechowywanie różnego rodzaju danych oraz ich prawidłową klasyfikację. Dzięki temu pracownicy mają łatwiejszy i szybszy dostęp do informacji, przez co można zająć się innymi zadaniami.
- Obieg dokumentów – dobrze zaprojektowany system pozwoli zespołowi na: jaśniejsze określenie kto jest odpowiedzialny za zadania, szybszy dostęp do wymaganych informacji oraz sprawniejszą akceptację i analizę danych.
- Komunikacja – zła komunikacja jest często powodem konfliktów w firmie. Archiwa w chmurze umożliwią lepszą organizację pracy. Ważne dokumenty są sprawniej przesyłane między pracownikami. Dodatkowo, przepływ informacji jest wydajniejszy, a odpowiedzialność za zadania dużo jaśniejsza.
- Architektura biznesu – porządek w dokumentach to nie tylko nowoczesne narzędzia, ale również kompleksowa odpowiedź na wszelkie potrzeby z zakresu zarządzania informacją i wiedzą. Pika projektuje dla swoich Klientów działania oraz systemy zarządzania wiedzą i biznesem, które są dostosowane do ich potrzeb. Firma zajmuje się obsługą procesów, podczas gdy Klient realizuje ważne projekty rozwijające biznes.
Dbanie o dokumenty ma szczególny wpływ na pracę zespołu i jego rozwój. Zła architektura biznesu lub jej brak opóźniają ciekawe projekty i obciążają czasowo pracowników. Profesjonalna archiwizacja informacji jest niezbędna, aby zredukować koszty i lepiej zarządzać czasem.
Zaloguj się Logowanie