„SZOK” przyszłości
Każda firma mogłaby działać efektywniej, gdyby w zarządzaniu wykorzystywała profesjonalne narzędzia informatyczne. Jednak z badań przeprowadzonych przez KIGEiT (Krajowa Izba Gospodarcza Elektroniki i Telekomunikacji) wynika, że małe i średnie przedsiębiorstwa nie korzystają z nowoczesnych narzędzi teleinformatycznych zwiększających jakość i efektywność zarządzania.
Nie oznacza to, że przedsiębiorstwa te nie mają komputerów czy dostępu do Internetu. Narzędzia te są jednak wykorzystywane głównie jako zaawansowane maszyny do pisania, służą do komunikacji lub jako wyszukiwarka. Niestety, nie wystarczy kupić komputery i zainstalować oprogramowanie, by przedsiębiorstwo było zinformatyzowane. Obecne tempo pracy i konkurencja zmusza do uporządkowania i zestandaryzowania procesów biznesowych przy pomocy narzędzi informatycznych.
Na całym świecie w codziennej pracy przedsiębiorcy coraz ważniejszą rolę odgrywa Internet i dostęp do usług, które są w nim oferowane. W tym szybkim rozwoju świata IT następnym krokiem prężnie rozwijających się przedsiębiorstw będzie działanie w tzw. „chmurze”. To metoda dostarczania użytkownikowi (indywidualnemu i przedsiębiorstwom) serwisów i usług bazujących na oprogramowaniu. Najbardziej popularną formą jest SaaS – Software as a Service (Oprogramowanie jako Usługa). Jest to model dostarczania funkcjonalności oprogramowania za pośrednictwem Internetu. Aplikacja przechowywana jest na serwerach dostawcy, bez konieczności instalacji na komputerach klientów, a co za tym idzie bez dodatkowych wydatków na sprzęt.
SZOK to projekt, którego celem jest utworzenie przykładowych modeli struktur organizacyjnych, a także schematów procesów biznesowych dla czterech typów małych i średnich firm (handlowych, usługowych, produkcyjnych i wielofunkcyjnych). Modele te są zapisane w standardzie umożliwiającym łatwe ich zintegrowanie z silnikami aplikacji informatycznych. Można je integrować z dowolnymi, istniejącymi na rynku aplikacjami, o ile aplikacje te komunikują się w otwartych standardach. Zasilone w ten sposób aplikacje stanowią nie tylko narzędzie informatyczne, ale również przewodnik działania firmy. Jest to szczególnie ważne dla firm stosunkowo młodych i nowo powstających, zwiększa bowiem znacznie konkurencyjność ich działania.
Usługa SZOK udostępnia powyższe modele w wybranej dla celów projektu elastycznej aplikacji umożliwiającej zarządzanie obiegiem informacji i gromadzenie wiedzy. Aplikacja ta dostępna będzie przez Internet w modelu SaaS – Software as a Service (Oprogramowanie jako Usługa). Ponadto dostarczać będzie moduły szkolenia e-learning w zakresie korzystania z usługi, a materiały informacyjne i szkoleniowe dostarczą wiedzę o dostępnych obecnie metodach efektywnego zarządzania firmą.
Użytkownik wypełnia ankietę, dzięki której pozycjonuje się w systemie, czyli odpowiada na pytanie, jakiego rodzaju jest firmą. Na tej podstawie z repozytorium przypisane zostaną mu procesy, które dotyczą jego firmy. Projekt SZOK proponuje oczywiście pewne wzorce, ale każdy może je adaptować do warunków działania własnej firmy. Wybrane procesy eksportujemy do środowiska wykonawczego, do którego dostęp mają pracownicy firmy. Każdemu pracownikowi definiujemy dostęp do tego środowiska, eliminujemy niepotrzebne przesyłanie maili, papierowej dokumentacji, udostępniamy te obszary, które będą wykorzystywane do pracy. Informacje przechowywane są w segregatorach, do których dostęp mają wyłącznie osoby do nich przypisane.
Każdy przedsiębiorca, który będzie chciał skorzystać z usługi SZOK zapewne zada sobie pytanie, czy przeniesienie wszystkich danych firmy i trzymanie ich w Internecie jest bezpieczne? A czy trzymanie pieniędzy w banku i wykonywanie wielu operacji finansowych jest bezpieczne? To porównanie nie jest bezpodstawne, ponieważ w usłudze SZOK dane firmy chronione są w podobny do bankowego sposób, czyli przez SSL 256-bitowy klucz. Poza tym tworzony jest codzienny back-up przyrostowy i cotygodniowy back-up całkowity danych.
A co jeśli po pewnym czasie przedsiębiorca będzie chciał zrezygnować z usługi SZOK? Czy będzie musiał odtwarzać wszystkie dokumenty firmy? Oczywiście – nie. Jeśli ktoś zrezygnuje z SZOKU dostaje wszelkie dane firmy w formacie .xml.
Ten, kto tworzy bądź rozwija własne przedsiębiorstwo powinien kierować się zasadą optymalizacji, czyli organizować działania w taki sposób, by przy jak najmniejszych nakładach przyniosły one maksymalne efekty.
Dysponując aplikacją, która dostarcza wzory potrzebnych dokumentów oraz podpowiada łatwe dla danego typu firmy rozwiązania organizacyjne oszczędzamy czas i podnosimy efektywność pracowników, którzy nie muszą skupiać się na szukaniu lub tworzeniu tychże.
Korzystając z oprogramowania przez Internet nie musimy kupować drogiego sprzętu, stawiać serwerów i zatrudniać informatyków, którzy pilnują, by dane firmy były bezpieczne. Miesięczny koszt dostępu do usługi na jednego pracownika wyniesie ok. 100 zł.
Reasumując Szok to usługa dla przedsiębiorstw sektora MMSP obejmująca procesy, strukturę organizacyjną, repozytorium dokumentów i modeli danych, dzięki której oszczędzamy czas i pieniądze, i zapewniamy bezpieczeństwo danych firmy.
Zaloguj się Logowanie